Einfach abrechnen und weniger VorschriftenEmpfehlungen für die Freiwilligenarbeit

Komplizierte Abrechnungen, aufwendige Bewilligungsverfahren oder hohe Anforderungen an die Ausbildung. Eine Studie der FHS St.Gallen zeigt: Für Vereine und gemeinnützige Organisationen bedeuten bürokratische Vorschriften immer mehr Aufwand. Deshalb hat die FHS mit Vereinsvertretern Empfehlungen zur Vereinfachung erarbeitet.

Autoren: Daniel Jordan / Alexandra Cloots

Vereine und gemeinnützige Organisationen sind ein wichtiges Standbein unserer Gesellschaft. Sie erbringen viel Eigenleistung, sind aber darauf angewiesen, dass sie vom Staat, von Förderern und Spendern Ressourcen und Projekte zugeteilt erhalten. Daher müssen sie sich neben ihren Kerntätigkeiten den Regeln aus ihrem Umfeld anpassen. Genau diese Regelanpassung an staatliche oder verbandliche Bedingungen können für Vereine aber Hindernisse in ihrer täglichen Arbeit bedeuten. Denn so sind Humanressourcen – sowohl hauptamtlicher als auch ehrenamtlicher Natur – oft begrenzt. Die Gemeinnützige Gesellschaft des Kantons St.Gallen (GGK) beauftragte darum das Institut für Qualitätsmanagement und Angewandte Betriebswirtschaft IQB-FHS, das Ausmass der Reglementierung in Vereinen zu untersuchen.

Das tat das IQB-FHS mit einem Methoden-Mix. In einem ersten Schritt führte es neun qualitative Interviews durch, darauf aufbauend folgte in einem zweiten Schritt eine qualitative Befragung. Die Resultate beider Studien lieferten die Grundlage für zwei an der FHS St.Gallen durchgeführte praxisnahe Workshops mit direkt betroffenen Vereinen und gemeinnützigen Organisationen. Das Ziel dieser war, Handlungsempfehlungen für die politischen Entscheidungsträger auszuarbeiten.

Ursachen für Regulationsdruck

Insgesamt geben gut ein Viertel der St.Galler Vereine an, dass sie unter bürokratischen Vorschriften des Staates leiden. Hierbei handelt es sich unter anderem um Qualifikationsanforderungen, Bauauflagen, steuerliche Aspekte (Mehrwertsteuer), Sozialversicherungsabrechnungen oder staatliche Qualitätsansprüche und Kontrollmechanismen (Rechenschaftsberichte, etc.). Im Rahmen der qualitativen Interviews stellte sich zudem heraus, dass Auflagen aus Sicht der Befragten teilweise noch zu einseitig, d.h. ohne systematischen Einbezug der relevanten Umsetzungsinstitutionen und deren Fachkenntnisse, definiert werden. Seitens der Vereine wird daher sowohl eine gemeinsame Definition von realistischen Vorgaben/Auflagen als auch der Aufbau von wirksamen Controlling-Instrumenten inklusive Indikatoren und Wirkungsmechanismen gefordert. Insgesamt wünschen sich die Vereine von den staatlichen und verbandlichen Stellen eine stärkere, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit höheren Mitwirkungsrechten. So könnten unterschiedliche Wirkungsziele besser aufeinander abgestimmt werden.

Belastung je nach Vereinstyp

An der anschliessenden quantitativen Studie beteiligten sich 673 Vereine (Rücklaufquote: 23%). Die Regulationsstärke nach den verbreitetsten Tätigkeitsbereichen im Kanton St.Gallen zeigt die Abbildung oben.

Zusammenarbeit funktioniert gut

Nebst der Regulierungsstärke beurteilten die Vereine auch die Zusammenarbeit mit den staatlichen und verbandlichen Stellen. Diese betrachten sie mehrheitlich als zufriedenstellend. Die Studie zeigt weiter, dass Vorschriften sowohl förderliche als auch hemmende Elemente besitzen, welche je nach Tätigkeitsfeld oder Organisationsgrösse unterschiedlich stark wahrgenommen werden. Während bei den staatlichen Vorschriften der zusätzliche administrative Aufwand am häufigsten genannt wird, steht bei den verbandlichen Vorschriften die Schaffung von einheitlichen Richtlinien im Hauptfokus.

Was soll verbessert werden? 

Anlässlich von zwei Freiwilligenworkshops mit 35 Entscheidungsträgern aus Vereinen wurde diese Thematik vertieft, indem Empfehlungen an die staatlichen Entscheidungsträger erarbeitet wurden. Dabei wurden folgende fünf übergeordnete Potenziale für die weitere Zusammenarbeit identifiziert: 

  • proaktiver Einbezug der Vereine/ gemeinnütziger Organisationen
  • Vorschriften auf das Wesentliche reduzieren
  • mehr Kooperation/Transparenz bei Leistungsvereinbarungen
  • Bewilligungsverfahren vereinfachen
  • staatliche Schnittstellen reduzieren und Koordination verbessern

Empfehlung an Kanton und Bund

Auf kantonaler Ebene ist die Unterstützung des gemeinnützigen Engagements ein klar erklärtes Ziel. Die St.Galler Regierung hat ihre Ziele für die laufende Legislatur sowie längerfristig in der Schwerpunktbildung 2017–2027 festgelegt. Sie nennt im Schwerpunkt 3 «Sozialen Frieden sichern» die Stärkung der Freiwilligenarbeit. Die GGK platzierte die Vorschläge der Vereine zur zukünftigen Gestaltung der Zusammenarbeit auf kantonaler Ebene. 

Auf nationaler Ebene wurde im Juni 2017 im Rahmen eines Anlasses zur Freiwilligenarbeit signalisiert, dass es dem Bund noch besser gelingen muss, mit viel Pragmatismus, besserer Koordination sowie kurzen Dienstwegen ans Werk zu gehen. Dies mache den Erfolg des freiwilligen Engagements aus. Insbesondere die eingebrachten Empfehlungen zur Vereinfachung der Mehrwertsteuerregelung, den Sozialversicherungsabrechnungen, den J+S-Vorschriften sowie diversen Förder­instrumenten im Gesundheitsbereich fanden Anklang und werden durch die Bundesstellen weiterverarbeitet. 

 

Prof. Dr.rer.pol. Alexandra Cloots

HR-Panel New Work
Co-Leitung HR-Panel New Work

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alexandra.cloots@fhsg.ch

Daniel Jordan, BSc FHO in Business Administration

Institut IQB-FHS
Leitung Empirische Datenerhebung / Makt- und Unternehmensanalysen

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daniel.jordan@fhsg.ch